Tomar una decisión acertada puede hacer la diferencia entre el éxito o el fracaso de una estrategia empresarial. En este artículo podrás conocer 3 funciones básicas para poder aprovechar al máximo el servicio Power BI de Microsoft.

En toda empresa, todos los días se toma decisiones que repercuten en los objetivos trazados tanto a corto como a largo plazo, algunas decisiones pueden llegar a tener influencia en el camino del éxito y la rentabilidad o llegar a incidir en la propia supervivencia de la empresa.

La toma de decisiones no puede dejarse al azar o a medios desactualizados, se hace indispensable tener la información correcta, en el momento adecuado y sobre la misma realizar los procesos de análisis pertinentes que ayuden a crear estrategias innovadoras y exitosas.

Para minimizar los riesgos y las incertidumbres presentes en toda decisión, se hace necesario aplicar lo que se conoce como “inteligencia de negocios” o en inglés “business intelligence”.

Según el Data Warehouse Institute, inteligencia de negocios se puede definir como una mezcla de procesos, tecnología y herramientas que permite convertir datos en información, y luego esta información en conocimiento y finalmente este conocimiento en una estrategia.

Microsoft es una empresa líder en el mercado de software que entre su amplia gama de productos y servicios, ofrece la solución Power BI.

Power BI es una herramienta que permite combinar diversas bases de datos y luego crear sistemas para analizar la información contenida. Esta información luego puede presentarse en formatos que son fáciles e intuitivos de entender y utilizar.

Una fortaleza de Power BI es que permite compartir con varios usuarios la información en tiempo real, por lo que todos los involucrados en una decisión podrán visualizar y analizar los informes y cuadros de una forma eficiente y efectiva.

Power BI presenta cientos de bondades que te invito a descubrir, entre las que se puede destacar:

Integración de fuentes de datos

Power BI permite por ejemplo que se tomen datos desde Access, Facebook, el sistema de correo de la empresa, Google Analytics, de instituciones de gobierno local o extranjero, fuentes de datos internacionales como el Fondo Monetario Internacional y cientos de fuentes de información.

Los datos pueden estar almacenados en los servidores de la empresa o a miles de kilómetros en la nube y Power Bi permite relacionarlos y presentarlos en muchas formas útiles y atractivas para su interpretación.

Por ejemplo se puede relacionar el número de clics recibidos en un anuncio en una página web que la empresa tenga contratada en Guatemala, contra las ventas relacionadas a la región en donde más se lee el contenido de la página. Esto con el objetivo de tomar la decisión si vale la pena seguir invirtiendo en la publicidad en dicha página guatemalteca.

El sistema permite unificar, presentar y analizar la información de una forma intuitiva y colaborativa, para que los esfuerzos del personal de la empresa, como gerentes, supervisores y demás, se enfoquen en la toma de decisiones basadas en datos racionalizados.

Portabilidad

Power BI permite la inteligencia de negocios en movimiento, permite la visualización de los datos de la empresa y su desenvolvimiento, desde prácticamente cualquier parte del mundo.

Con solo poseer una conexión a internet, se puede acceder a la información almacenada en los servidores de la empresa o en la nube, de una manera rápida y segura.

Imagina, estar en una junta de negocios en Costa Rica y poder analizar los índices de aceptación de la marca en Facebook, a la vez poder acceder y visualizar el desenvolvimiento de las ventas en Guatemala y poder realizar una comparación con las ventas en Honduras.

Power BI permite realizar muchas funciones desde la portabilidad de un dispositivo móvil y con la flexibilidad de poder trabajar tanto con sistemas Android como IOS.

El trabajo colaborativo por medio de las plataformas móviles, hace más eficiente el uso del tiempo. Por ejemplo, el ejecutivo de ventas que está en México, no tiene que esperar a llegar a su destino, digamos Guatemala, para presentar el reporte de ventas o realizar una comparación con la inversión en publicidad con el Gerente de Marketing de la región que se encuentra en Costa Rica.

Estas actividades las puede realizar desde su Ipad, interactuando con los involucrados en decisiones importantes desde la comodidad de su cuarto de hotel.

Preguntas con lenguaje natural

Una función que está ganando mucha aceptación entre los usuarios de Power BI es la de poder realizar preguntas de forma natural, como si le platicáramos a una persona, en relación a alguna variable que nos interese conocer. Se conoce como: Q&A (questions and answers).

En lugar de estar visualizando y navegando entre un mar de celdas y datos, Power BI permite realizar preguntas como: “Cuál es el total de ventas para Guatemala en forma de tabla”, “Cuáles son los costos de operación para Costa Rica en una gráfica”, y de forma inmediata se presenta la información en el formato requerido y con la relación de variables deseada.

Debe tomarse en cuenta que las preguntas deben realizarse en inglés, el sistema ayuda en la formulación de la pregunta con lenguaje natural y presenta la información requerida.

Power BI puede contestar las preguntas en forma de gráfico, presentado la información en celdas como una tabla, ya sea como un mapa o el dato específico que se le requiera, como “¿Cuáles fueron las ventas de este año? en forma de gráfico de líneas” (What were this year’s sales as a line chart?)

Conforme se escribe la pregunta, Power BI presenta los resultados de forma intuitiva, acorde a lo requerido.

Imagina las posibilidades y el mejor aprovechamiento del tiempo, en lugar de perder valiosos minutos revisando cientos de reportes de ventas, puedes realizar una pregunta y obtener los datos al instante.

Las posibilidades de Power BI son limitadas por la imaginación de los usuarios

¿Es suficiente Power BI?

Claro que el servicio de Microsoft Power BI no es lo único que facilita la tarea de toma de decisiones en una empresa, se necesita tener una preparación y conocimientos robustos para conocer la herramienta y tener la capacidad de aplicarla con los procesos propios de la inteligencia de negocios, y analizar de forma lógica la información con el objetivo de tomar decisiones acertadas.

Es decir, el software no va a tomar las decisiones acertadas por tí, es tu poder de análisis e interpretación lo que hará la diferencia.

Para poder utilizar sabiamente la inteligencia de negocios, se debería tener una sólida preparación en estadística que permitan analizar datos y realizar ensayos de probabilidades, desarrollar estimaciones lógicas y hasta utilizar econometría para que por medio de la matemática se puedan analizar y cuantificar relaciones entre diferentes variables.

Por lo que la recomendación final es confiar en una institución de reconocido prestigio para estudiar el conocimiento necesario para explotar al máximo las capacidades de Power BI, como puede ser GalileoX

Si te interesó el tema y quieres actualizar tus conocimientos, administrar de forma más eficiente tu negocio, o ampliar tus capacidades laborales al poder trabajar como: Business Intelligence Manager, Analista de Datos, Profesional de Inteligencia de Negocios, Consultor de Business Intelligence y Analytics, Desarrollador de Business Intelligence o Data Manager, una opción es cursar el Programa de Certificación Profesional en Business Intelligence, en edX.

En este programa se aprende a convertir los grandes volúmenes de datos que pueden generar las empresas en decisiones acertadas. Además, el programa tiene un curso especializado en donde se aplica Microsoft Excel y Power BI en casos prácticos para maximizar las capacidades de análisis y reforzar el aprendizaje.

¿Quieres tomar decisiones con base en corazonadas o con base en un análisis lógico, racional, estadístico y apoyado con herramientas informáticas que faciliten la tarea?